Texto por Tamara Lima – Especialista em Recursos Humanos:
Em um mundo onde o tempo é o nosso recurso mais precioso, ter ferramentas eficazes para organização e planejamento, são essenciais para aumentar nossa produtividade, reduzir o estresse e o risco de esquecer algo importante, além de contribuir muito para alcançarmos os nossos objetivos pessoais e profissionais.
Quando priorizamos nossas tarefas, consequentemente evitamos sobrecarga, mantemos o foco no que realmente é importante, nos trás clareza e visão, e de bônus, conseguimos identificar lacunas de tempo, que podem ser utilizadas para atividades pessoais e de autocuidado.
Google Agenda como nosso aliado no Planejamento.
Se você nunca ouviu falar, agora terei o prazer de te apresentar essa ferramenta incrível e totalmente gratuita: Google Agenda. Uma ferramenta super simples, mas com muitas funcionalidades, as quais permitem criar um planejamento tanto pessoal, quanto corporativo (integrando inclusive toda a sua equipe, permitindo que todos possam ver a agenda de eventos e projetos do ano inteiro).
Os principais benefícios incluem:
▪ Acessibilidade: Disponível em dispositivos móveis, computadores e integrado a outros produtos do Google.
▪ Colaboração: Permite compartilhar agendas com colegas, equipes e amigos. Eu por exemplo, consegui criar uma agenda única para toda a empresa, onde todos os gestores, RH e Diretoria tinham acesso. Nesta agenda cadastramos todos os projetos importantes da empresa, reuniões estratégicas, planejamos as compensações de feriado e emendas do ano todo. Além disso, tanto os gestores, quanto a diretoria, poderiam lançar na agenda as suas reuniões externas, e assim consequentemente, todos já sabiam quais dias da semana estavam livres.
▪ Customização: Possibilidade de criar várias agendas para diferentes áreas da vida, como trabalho, estudos e projetos corporativos. Programar atividades que se repetem diariamente, sem ter a necessidade de lançar várias vezes.
▪ Alertas e Notificações: Ajuda a lembrar compromissos importantes com antecedência. Você consegue por exemplo, configurar para que ele te avise 30 minutos antes do horário da reunião.
▪ Integração: É possível se conectar com outras plataformas, como Trello, Google Meet (permite criar o link automaticamente para as suas reuniões), além deaplicativos de e-mail, deixando todos os seus processos ainda mais assertivos.
Primeiros passos para utilizar o Google Agenda e arrasar no seu Planejamento:
Passo 1: Configuração Inicial
Acesse o Google Agenda com sua conta Google.
Configure o fuso horário e como você prefere receber asnotificações.
Passo 2: Você pode ter mais de uma agenda
Se o seu objetivo for integrar toda a sua empresa, com os principais projetos e reuniões estratégicas do ano, você pode criar uma agenda destina a este objetivo, sem que isso interfira na sua agenda pessoal. Basta Clicar em “Outras Agendas” e logo depois em “Criar Nova Agenda”.
Passo 3: Adicione os seus compromissos
Basta clicar no dia e horário desejado para adicionar eventos.
Escolha se você deseja lançar uma Tarefa ou um Evento. No caso das tarefas, você consegue “dar um check” quando finalizá-la.
Preencha as seguintes informações: título, descrição, local e convidados.
Configure lembretes para garantir que você não esqueçanada.
Passo 4: Crie um link de agendamento de reuniões
Essa funcionalidade é genial, sabe quando você precisa agendar uma reunião com alguém, mas os horários nunca batem? Pois bem, com o Google Agenda, você consegue gerar um link de compartilhamento da sua agenda, assim o seu colega consegue ver quais dias você ainda tem livre, e escolher a data e horário que ele se encaixa. E o melhor, é que antes de compartilhar o link, você consegue travar algum horário que você não abre mão, escrever uma mensagem prévia (se for uma reunião de negócios por exemplo, você pode definir tolerância de atrasos, orientar que em caso de cancelamento, a pessoa te avise com no mínimo 24 horas de antecedência, entre outros pontosrelevantes).
Passo 5: Estabeleça sua rotina.
Programe as tarefas que são recorrentes, como reuniões semanais, horários de estudo e academia. Utilize a opção “repetir” para não ter que criar vários eventos manualmente.
Passo 6: Aproveite as opções de visualização
O Google Agenda, permite que você altere entre visões diárias, semanais ou mensais. Isso permite que você tenha uma visão geral do seu planejamento e do seu tempo livre.
Dicas Bônus:
▪ Defina o que é Prioridade: Você pode utilizar cores diferentes para distinguir compromissos importantes dos mais flexíveis.
▪ Reserve Tempo para Si: Acredito que um dos principais benefícios de ter tudo planejado no Google Agenda, é a possibilidade de reservar espaços para atividades pessoais, como por exemplo: exercícios, leitura e descanso e até mesmo aqueles exames de rotina, que muitas vezes vamos deixando de lado.
▪ Revise Regularmente: Dedique alguns minutos ao final do seu dia para ajustar o seu planejamento e/ouadicionar novos compromissos.
▪ Evite a Sobrecarga: Outra vantagem muito importante, é que você consegue visualizar com mais clareza o seu dia, e assim se preparar para imprevistos, deixandoespaços entre os compromissos.
É muito comum que, junto com a chegada do final do ano, venham também os momentos de reflexão sobre os projetos e planos que prometemos realizar lá no início do ano, mas que, mais uma vez, não colocamos em prática.
Muitas vezes, isso acontece porque, tão importante quanto estabelecer uma meta, é definir os passos necessários para alcançá-la. Por isso, o planejamento se torna a base fundamental para atingir resultados consistentes e equilibrados, tanto na vida pessoal quanto profissional. Planejar com eficiência não significa apenas alcançar uma meta, mas também viver com mais tranquilidade e propósito. Significa ter tempo de qualidade para curtir afamília e os amigos, e, acima de tudo, viver em equilíbrio.
E é por esse motivo que o Google Agenda será um grande aliado para trazer clareza, organização e assertividade para o seu planejamento. E o melhor… tudo isso na palma da sua mão, afinal, você consegue ter o aplicativo no seu celular e gerenciar todas as suas tarefas facilmente.
Denise: Quero agradecer imensamente a generosidade da Tamara em compartilhar anos da sua experiência de forma consolidada pra gente. A ideia era escrever o texto juntas. Mas ela logo de cara me mandou uma versão tão
completa e irretocável que fiz questão de manter na íntegra e em breve anexo minha colaboração mostrando um tutorial em vídeo com todas essas funcionalidades que ela nos ensinou.
A Tamara é Psicóloga, Especialista em RH, mentora de carreira e palestrante.
